Barselsvikar søges: Administrations- og projektsekretær til Viborg Bibliotekerne
Er du en haj til bogføring og lønadministration? Trives du med ledelsesbetjening og med at løse afvekslende sekretæropgaver uden at miste overblikket - så har vi vikariatet til dig.
Om Viborg Bibliotekerne
Viborg Bibliotekerne består af i alt 10 biblioteker – Hovedbiblioteket i Viborg og 9 lokalbiblioteker.
Viborg Bibliotekerne er en aktiv del af kulturlivet i Viborg Kommune. Vi har mange tværgående samarbejder med aktører inden for forskellige emner og sektorer f.eks. sundhed, børnekultur, uddannelse, animation, borgerservice, sprogudvikling, digitalisering, events og teknologiforståelse.
Vi er et udviklingsorienteret bibliotek og ønsker på alle parametre at være en professionel samarbejdspartner; både lokalt i Viborg samt nationalt. Alle ansatte i Viborg Bibliotekerne har derfor ’undrepligt’, der bedst kan beskrives som en professionel nysgerrighed med gensidig tillid og lysten til at eksperimentere som fundament.
Viborg Bibliotekerne har en solid tradition for at skabe og levere kultur, oplevelser og viden til borgerne i Viborg Kommune. Vi lægger stor vægt på at skabe rammerne for gode oplevelser og fællesskaber både gennem udlån af materialer, men også gennem et væld af arrangementer med kultur og læring som omdrejningspunkt.
Dine arbejdsopgaver
Du bliver en nøglemedarbejder, der er med til at sikre en effektiv administration. Du evner at være et skridt foran og holde styr på kalenderne, aftaler, referater, regnskaber mv.
Du vil løbende have tæt samarbejde og sparring med din nærmeste leder, som er administrationslederen, bibliotekschefen, Viborg Bibliotekernes øvrige ledere og projektkonsulenten. Herudover er der også løbende samarbejde med stabsmedarbejdere på rådhuset bl.a. løn- og økonomimedarbejdere.
Nogle af dine opgaver vil være:
- Bogføring
- Lønadministration
- Projektregnskaber, budgetstyring og regnskabsaflæggelse til f.eks. Slots- og Kulturstyrelsen
- Personaleadministrative opgaver f.eks. fraværsregistrering og ferieregnskab
- Planlægning og koordinering af møder
- Udarbejdelse af dagsordner og referater
- Kalenderstyring af centrale aktiviteter
- Ledelsesunderstøttelse af administrationslederen og biblioteks- og borgerservicechefen
- Diverse øvrige kontor- og ad hoc-opgaver, herunder håndtering af post, telefonbetjening, indkøb af kontorartikler, forplejning i forbindelse med møder mv.
Din personlige profil
Som person er du loyal, selvstændig og evner at prioritere dine opgaver. Du lader dig ikke slå ud af afbrydelser, og du kan navigere i en travl hverdag uden at miste fokus og humør. Du er udadvendt, nysgerrig, serviceorienteret, vil samarbejdet og er bevidst om at yde høj kvalitet i dit arbejde.
Vi lægger vægt på, at du
- har erfaring med kommunal bogføring, lønadministration og administrative opgaver. Det er et plus, hvis du har prøvet kræfter med bogføring af projektregnskaber
- kan arbejde selvstændigt og være proaktiv
- har et godt overblik, er grundig og har sans for detaljer
- arbejder systematisk, struktureret og overholder aftaler og deadlines
- mestrer de digitale processer, så fysiske mapper og papirer på dit skrivebord er en sjældenhed
- føler dig godt hjemme i Office 365, og måske har du derudover kendskab til vores vigtigste administrative IT-systemer: Prisme, Signatur, Silkeborg Data og ESDH-systemer
- er udadvendt, god til at samarbejde og bidrager aktivt til et godt arbejdsmiljø
- er professionelt nysgerrig i forhold til udvikling – vi kalder det at have ’undrepligt’
Løn og ansættelsesforhold
Stillingen er på 37 timer med tiltrædelse 15. september 2025 eller efter nærmere aftale. Vikariatet forventes at have en varighed på mellem 10 og 12 måneder. Løn og ansættelsesvilkår fastsættes i henhold til gældende overenskomst samt lokal løndannelse.
Ansøgningsfrist d. 1. august kl. 23.59.
Ansættelsessamtalen forventes afholdt tirsdag d. 12. august 2025.
Yderligere information:
På Viborg Bibliotekernes hjemmeside kan du bl.a. se mere om vores mange tilbud og læse om vores DNA og udviklingsmål.
Læs mere om hvordan det er at være ansat i Viborg kommune her:
At være ansat ved Viborg Kommune - Viborg Kommune
Har du spørgsmål til stillingen, kontakt administrationsleder Thomas Ravn Jakobsen: 25385927 - tjak@viborg.dk
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Viborg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
dagarbejde
-Arbejdsgiver:
Viborg Bibliotekerne, Vesterbrogade, 8800 Viborg
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 01-08-2025;
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/424003f1-ae68-4944-a26b-b2d0882cad30
