BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Er det dig, der samler trådene i en travl hverdag, og sætter du en ære i at få umulige kalendere til at gå op og møder til at klappe?
Møder du kolleger, elever og samarbejdspartnere med høj service, godt humør og gå-på-mod?
Mercantec er Viborg Kommunes største uddannelsesinstitution og tilbyder både 3 gymnasiale uddannelser, mere end 50 forskellige erhvervsuddannelser og over 1000 forskellige voksen- og efteruddannelser og kurser.
Vores dygtige chefsekretær har fået nye opgaver internt i organisationen, og vi søger derfor en ny chefsekretær til skolens ledelsessekretariat. Som chefsekretær skal du, i samarbejde med direktørens PA og en anden chefsekretær, supportere skolens direktør og øvrige chefer med en bred vifte af opgaver i deres hverdag.
Rollen som chefsekretær
Din primære rolle er at supportere direktøren, men der vil også være opgaver for chefgruppen samt en række koordinerende opgaver på tværs af organisationen. Du får en afvekslende hverdag, hvor du bliver involveret i en række forskellige opgaver. Dine opgaver omfatter blandt andet at:
- Styre og koordinere direktørens kalender samt efter behov også øvrige chefers kalendere
- Udarbejde dagsordener, indsamle materialer og udarbejde præsentationer
- Udforme diverse skriftlig korrespondance med interne og eksterne – herunder kvalitetssikre og gennemskrive materialer
- Planlægge og koordinere møder med interne og eksterne parter samt klargøre til møder, bestille forplejning mv.
- Fordele post samt arkivere
- Koordinering af tværgående projekter fx events på skoleplan
Vi arbejder i et åbent kontormiljø, hvor der dagligt kommer mange henvendelser både personligt, pr. mail og telefon, og professionel og imødekommende kundeservice er derfor en vigtig del af jobbet. Du bliver en del af en arbejdsplads, hvor dannelse og uddannelse er i fokus. Vi har højt til loftet, godt humør og et godt samarbejde på tværs i organisationen.
Er du vores nye kollega?
Du har en relevant kontoruddannelse og erfaring fra en lignende stilling.
Du har erfaring med kalenderstyring og sætter en ære i at få aftalerne til at gå op i en højere enhed med respekt for den enkeltes dagligdag. Du er god til selv at prioritere og tage ansvar for opgaverne, ligesom du hurtigt danner dig et overblik over, hvordan de kan løses.
Du arbejder struktureret, du har sans for detaljer, og overholdelse af deadlines er naturligt for dig. Du er en stærk kommunikator både mundtligt og skriftligt, og din skriftlige kommunikation er tydelig og fejlfri. Du er altid imødekommende, og du har lyst til at begå dig i et uddannelsesmiljø, hvor de unge er i fokus.
Det praktiske
Der er tale om en fast stilling på 30-32 timer pr. uge efter nærmere aftale. Tiltrædelse efter nærmere aftale. Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/Stat.
Ansøgningsfristen er den 26. november 2023, og samtaler afholdes den 4. december 2023.
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du naturligvis meget velkommen til at kontakte HR-chef Lene Stenholt på telefon 4033 1784
Vi har fokus på at være en mangfoldig arbejdsplads og opfordrer alle kvalificerede til at søge stillingen uanset personlig baggrund.
Vi ser frem til at høre fra dig
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Viborg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: deltid (30-32 timer ugentligt)
-Arbejdsgiver:
Mercantec, H.C. Andersens Vej , 8800 Viborg
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 26-11-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5939540
