Kontorassistent til international afdeling på Mercantec i Viborg

Brænder du for at arbejde i et internationalt miljø, hvor du er med til at sikre, at elever og undervisere får de bedste oplevelser i udlandet?

Har du sans for struktur og detaljeorienteret administration? Så har vi jobbet til dig!



Om stillingen

Vi søger en struktureret og selvstændig kontorassistent til vores internationale afdeling på Mercantec. Afdelingen formidler elevers oplæring i udlandet samt understøtter Mercantecs involvering i diverse internationale uddannelses- og undervisningsprojekter.

Hvert år sender vi ca. 400 elever og 100 undervisere ud i verden, samtidig med at vi modtager 100-150 internationale elever, der deltager i vores undervisning i Viborg. Som kontorassistent i afdelingen, får du en central rolle i at sikre, at alt det administrative omkring disse mobiliteter fungerer gnidningsfrit. Vi samarbejder med skoler og institutioner i hele Europa, flere afrikanske lande samt USA og Australien.



Dine opgaver

Det bliver din opgave at sikre, at alle administrative processer omkring elevers og underviseres ophold i udlandet kører effektivt. Det betyder, at du fx

• Udarbejder dokumentation i henhold til gældende regelsæt (OPU, ERASMUS+ mv), arkiverer og indrapporterer
• Booker rejser og ophold for elever og undervisere samt sørger for relevante forsikringer
• Hjælper med planlægning og afvikling af besøg fra udenlandske gæster og elever på Mercantec
• Sikrer tæt intern kommunikation og samarbejde fx med studieadministrationen, kollegiet og uddannelsesafdelingerne
• Motiverer eleverne til at tage ud og opleve verden og holder tæt kontakt med både elever og eksterne samarbejdspartnere

Du får et meget tæt samarbejde med skolens mobility manager, som også er din daglige leder. Du deltager lejlighedsvist i seminarer og konferencer, hvor du holder dig opdateret på nye regler og nye muligheder, og du kan også få mulighed for at tage med på enkelte rejser.



Din profil

Vi søger en person med stærke administrative kompetencer, som sætter en ære i at have ”styr på tingene”. Du trives i en hverdag med mange afbrydelser, og du kan håndtere flere opgaver samtidig uden at miste overblik. Du arbejder selvstændigt, og afdelingen står ikke stille selvom du er alene på kontoret.

Vi lægger vægt på:

• Administrativ uddannelse og nogle års erfaring
• Stærke skriftlige og mundtlige engelskkundskaber
• Selvstændig og ansvarsbevidst
• Struktureret og systematisk med en høj tolerance for rutinearbejde og dokumentationskrav
• Åben, imødekommende og interesse for at være med til at danne og uddanne unge mennesker

Det er derudover en fordel, hvis du har erfaring fra et internationalt miljø, hvor kommunikation på engelsk er en del af hverdagen, og hvor du har samarbejdet på tværs af sproglige og kulturelle forskelligheder.



Hvis du har lyst til at høre mere, er du meget velkommen til at kontakte mobility manager Susanne Joel på telefon 2179 7034 eller uddannelseschef John Hansen på telefon 2949 0449.

Der er tale om en fast deltidsstilling på 20 - 25 timer pr. uge. Fordelingen af timer hen over ugen kan vi tale om. Arbejdstiden er primært inden for skolens åbningstid, men der kan være arrangementer, gæster, konferencer mv. uden for almindelig arbejdstid.

Tiltrædelse efter nærmere aftale. Ansættelsesstedet er i Viborg

Ansættelsen sker jf. overenskomst mellem HK og Finansministeriet.

Vi vil meget gerne modtage din ansøgning senest den 4. maj 2025, og vi forventer at holde samtaler den 9. maj 2025.

Vi har fokus på at være en mangfoldig arbejdsplads og opfordrer derfor alle kvalificerede ansøgere til at søge uanset personlig baggrund. Du kan se mere om Mercantec som arbejdsplads her.

Vi ser frem til at høre fra dig.

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Viborg Kommune

-Virksomheden tilbyder:

dagarbejde

-Arbejdsgiver:

Mercantec, H.C. Andersens Vej , 8800 Viborg

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 04-05-2025;

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/435b9fd5-b362-4a89-91c3-a6d1323257eb